Auswahlkriterien für ein Projektkommunikationssystem

Wie nutzerfreundlich soll ein modernes Projektkommunikationssystem sein?

Rainer David: Jeder Nutzer sollte nach einer kurzen Einweisung in der Lage sein, das System zu bedienen. Ganz wichtig ist hierbei, dass die Dokumente in einer übersichtlichen, projektspezifischen Baumstruktur abgelegt werden. Sinnvoll ist auch die Hinterlegung von Attributen zur erweiterten Suche der Verzeichnisse. Und natürlich ist es sehr wichtig, dass sich die Nutzer mit dem System identifizieren. Dies ist dann gegeben, wenn komplexe Prozesse vereinfacht werden. Daher haben wir in DOC.project bekannte Bedienkonzepte einfließen lassen, die die Nutzer bei jahrelang erlernten Vorgehensweisen abholen. So werden diese sowohl eine Art Webmailer als auch einen Dateiexplorer wiederfinden und sich sofort zuhause fühlen. Unser Motto ist nicht umsonst “Relax. Get organized!”

Und was muss bei der Verwaltung der Dokumente beachtet werden?

Rainer David: Das System sollte automatische Revisionen vornehmen und alle Revisionen eines Dokuments sollten in einem Dokumentenknoten gebündelt werden. Wichtig ist auch, dass ein jederzeitiger Zugriff auf ältere Planungsstände vorgenommen werden kann. In einer Anhangsverwaltung sollten alle Anhänge revisionsspezifisch gebunden vorliegen. Text-, Grafik- und Datenanhänge (insbesondere Redlinings und Plots) können so verwaltet werden.

Was versteht man bei einem Projektkommunikationssystem wie DOC.project unter Revisionssicherheit?

Rainer David: Revisionssicherheit bietet Schutz vor Veränderung, Verfälschung und Datenverlust. Dies bedeutet, dass kein vollständiges Löschen von Dokumenten möglich ist. Daten werden in einen Papierkorb verschoben und können wiederhergestellt werden. Alle Datenbewegungen verlaufen ordnungsgemäß, vollständig, nachvollzieh- und prüfbar.

Die gesicherte Kommunikation spielt bei Projektkommunikationssystemen eine große Rolle.

Rainer David: Das stimmt. Durch abgeschlossene Nachrichtensysteme wird eine gesicherte Empfangsbestätigung garantiert. Nachrichten werden unmittelbar ohne Übertragungszeiten übermittelt. Projektweite Adressbücher und frei vorkonfigurierbare Adressatengruppen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation. Externe Projektbeteiligte können aus dem System heraus (ohne Zugang zum System) in den Benachrichtigungsworkflow mit eingebunden werden. Und jede Datenbewegung wird durchgängig projektintern dokumentiert.

Wie wichtig ist die Workflowintegration bei modernen Projektkommunikationssystemen?

Rainer David: Dies ist ein sehr wichtiger Punkt. Bei unserem Projektkommunikationssystem DOC.project überwachen und steuern Workflows z. B. Routineaufgaben. Wichtig ist die nahtlose Integration in das Nachrichtensystem, die Datenablage und das Vorgangsmodul. Auftraggeberspezifische Anpassungen der Workflows ermöglichen die Abbildung etablierter Unternehmensvorgänge. Zur Workflowintegration gehören auch interne Planfreigaben und digitale Freigabestempel.

Und was ist sonst noch wichtig?

Rainer David: Es gibt noch unzählige weitere wichtige Features, z. B. Viewerfunktionen, Multi-Upload-Assistenten etc. Aber ich betone noch einmal: gut ist ein System nur dann, wenn auch die menschliche Ebene stimmt! Der Erfolg hängt eng mit der Akzeptanz zusammen. Ich würde daher weder nach dem niedrigsten Preis noch nach den vollmundigsten Versprechungen gehen, sondern nach dem persönlichen Eindruck! Schauen Sie sich doch einfach ein paar von unseren vielen Referenzen an oder nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie!