Features | Dokumentenmanagement  |  Planmanagement

Dokumentenablage

• Ablage der Dokumente in übersichtlicher, projektspezifisch eingerichteter Baumstruktur
• Hinterlegung von Attributen zur erweiterten Information der Verzeichnisse (siehe auch Dokumentensuche)

Revisionsverwaltung

• Bündelung aller Revisionen (Indizes) eines Dokumentes in einem Dokumentenknoten
• automatische Revisionierung durch das System
• jederzeitiger Zugriff auf ältere Planungsstände (durchgehende Historie)

Anhangsverwaltung

• Verwaltung von Text-, Grafik- und Datenanhängen
• Verknüpfung von Haupt- und Nebendokument (pdf und CAD-Datei)
• alle Anhänge revisionsspezifisch gebunden

Revisionssicherheit

• kein vollständiges Löschen von Dokumenten möglich (Sichtenfilter)
• Möglichkeit, Daten in einen Papierkorb zu verschieben und wiederherzustellen

Multi-Upload-Assistent

• Übertragung beliebig vieler Dokumente in einem Schritt
• Überwachung des fehlerfreien Datentransfers
• Dublettenerkennung
• automatisierte Vorbelegung der Ablageart (Dokument, Revision, Anhang)
• automatische Einsortierung durch Verwendung eines Plancodes

Dokumentensuche

• umfangreiche Recherche-Möglichkeiten, z. B. nach Attributen oder Beschreibungen (Schlagworte)
• Schnelle Volltextsuche, erfasst auch den Textinhalt von CAD-Daten
• Speicherung von individuellen Suchanfragen
• Multi-Download direkt aus dem Suchergebnis
• Suchergebnis mit Voransichten

Quickviewer

• Darstellung von Voransichten in der Verzeichnisübersicht und der Suche
• extrem schnelle Einsichtnahme der ersten Seite durch im Vorfeld generierte Dokumentenansichten
• Langzeitarchivierung durch Vertiffung des Datenbestandes

Features | Kommunikation

Fax-Integration

• beliebige Anzahl von Faxnummern können einem Projekt zugeordnet werden
• Sowohl dem Sender wie auch dem Empfänger entstehen keine zusätzlichen Kosten
• Einzelne Faxnummern können definierten Verzeichnissen zugeordnet werden, in denen die eingehenden Faxe als PDF abgelegt werden
• automatische Benachrichtigung der Verantwortlichen über eingegangene Faxe

Nachrichtensystem

• gesicherte Empfangsbestätigung durch abgeschlossenes Nachrichtensystem
• unmittelbare Zustellung der Nachrichten ohne Übertragungszeiten
• Informationskanalisierung durch individuelle Verteiler
• projektweites Adressbuch
• Benachrichtigung über SMS/E-Mail
• frei vorkonfigurierbare Adressatengruppen

Externe Projektbeteiligte

• Möglichkeit, aus dem System heraus externe Projektbeteiligte (ohne Zugang zum System) in den Benachrichtigungsworkflow mit einzubinden: Diese erhalten per E-Mail einen Download-Link auf das entsprechende Dokument. Der erfolgte Download wird im System dokumentiert. Eventuell vorhandene Volumen-beschränkungen der Empfängerpostfächer werden so umgangen

Features | Workflow-Management

Workflow-Integration

• Workflows überwachen und steuern Routineaufgaben
• nahtlose Integration in das Nachrichtensystem, die Datenablage und das Vorgangsmodul
• auftraggeberspezifische Anpassungen der Workflows ermöglichen Abbildung etablierter Unternehmensvorgänge
• interne Planfreigaben
• Digitaler Freigabestempel für Ausführungspläne (Plot für Baustelle) inkl. Vergabe einer eindeutigen Plan-ID

Features | Allgemeine Funktionen

Favoriten

• individuelle Erstellung von Favoriten zu ausgewählten Verzeichnissen der Datenablage als Link auf der Startseite

Sortierfunktion

• Sortieren in allen relevanten Listendarstellungen möglich

Features | Erweiterte Funktionen

Formularmanager

• wird über DOC.mobile abgebildet

Repromodul

• Direkte Einbindung von Reprodienstleistern
• vorkonfektionierte Versandformulare, Lieferscheine
• Umfangreiches Controlling (Kosten, Termine, Reports)

Interne Aufgabenverwaltung

• verbessertes Controlling und Management der Projektbeteiligten durch Generierung von Aufgaben mit Terminabstimmung etc.

Report

• Erweiterte Reportfunktionen: Dokumentenliste, Revision-Report mit Statusangabe, Freigaben etc. als PDF exportierbar

Features | Zusatzdienste (Preise auf Anfrage)

ArchivCam

• Integration einer Baustellen-Webcam im System, automatisierte Archivierung von Bildern in der Datenablage nach vordefinierten Zeitintervallen

Wetterstation

• Installation einer Wetterstation, Transfer von Wetterdaten täglich von der Station in die Datenablage

Auswahlkriterien für ein Projektkommunikationssystem

DOCby.net Geschäftsführer Dipl.-Inform. (TU) Rainer David

DOCby.net_PKS und Planmanagement

Rainer David, Geschäftsführer der DOCby.net GmbH, gibt Ihnen hier einen Überblick über die Auswahlkriterien für ein Projektkommunikationssystem (bitte anklicken)